Положение об архиве
Приложение к приказу
от «_22_» _01__2008 г. № _16_
I. Общие положения.
1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Главного управления МЧС России по Республике Карелия (далее - Главное управление), имеющие историческое, научное, практическое значение, подлежат передаче на хранение в Центральный архив МЧС России.
До передачи на хранение в Центральный архив МЧС России завершенные делопроизводством дела Главного управления хранятся в созданном для этой цели архиве Главного управления (далее – Архив).
1.2. Архив создан в составе общего отдела Главного управления.
1.3. В своей работе архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Инструкцией по архивной работе в органах управления, соединениях» воинских частях гражданской обороны и организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 16.03.2006 г. № 160, распорядительными документами МЧС России, Главного управления по организации работы с документами и настоящим Положением.
1.4. Контроль за деятельностью архива осуществляется заместителем начальника Главного управления, курирующим вопросы делопроизводства и архива.
1.5. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет Центральный архив МЧС России
II. Состав документов
Архив Главного управления хранит:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в деятельности структурных и подчиненных подразделений Главного управления.
2.2. Документы по личному составу
2.3. Служебные и ведомственные издания.
2.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.
III. Основные задачи и функции архива:
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом II настоящего положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов хранящихся в архиве на хранение в Центральный архив МЧС России.
3.1.4. Оказание методической помощи структурным подразделениям Главного управления и подчиненным подразделениям в оформлении и формировании дел и осуществление контроля за подготовкой документов к передаче в архив.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. В соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы структурных и подчиненных подразделений Главного управления, обработанные в соответствии с нормативными документами МЧС России, не позднее, чем через 2 года после завершения их делопроизводством.
3.2.2. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве.
3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 4 года после завершения делопроизводством, сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение экспертной комиссии Главного управления, а затем экспертной комиссии Центрального архива МЧС России.
3.2.4. Создает научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве, на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом Центрального архива МЧС России.
3.2.5. Организует использование документов, хранящихся в архиве:
- исполняет запросы граждан и организаций о подтверждении трудового стажа, прохождении военной службы и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- выдает в установленном порядке документы или копии документов в целях служебного и научного использования;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, представляет на рассмотрение экспертной комиссии Главного управления описи дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек; участвует в работе экспертной комиссии Главного управления.
3.2.7. Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных и подчиненных подразделениях Главного управления, составлении номенклатуры дел.
3.2.8. Контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранения их в структурных и подчиненных подразделениях Главного управления.
3.2.9. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Центральный архив МЧС России документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
3.2.10. Ежегодно представляет в Центральный архив МЧС России сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива).
IV. Права архива.
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных и подчиненных подразделениях Главного управления.
4.2. Давать в установленном порядке в пределах своей компетенции указания и рекомендации структурным подразделениям Главного управления, обязательные для исполнения.
4.3. Запрашивать от структурных и подчиненных подразделений Главного управления сведения необходимые для работы архива.
V. Ответственность архива.
5.1. Ответственность за выполнение возложенных на архив задач и обязанностей возлагается на лицо, ответственное за архив – заместителя начальника общего отдела Главного управления Торкель Е.Ю.
5.2. Обязанности и ответственность работников ответственных за архив определяются должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.
СОГЛАСОВАНО
Заместитель директора Административного департамента МЧС России
______п/п_________ Г.Н.Полянская_____
(подпись) (расшифровка подписи)
«__12_» _декабря_ 200_7_ г.